Immobilien sind in den Zeiten der Pandemie sehr begehrt. Das lässt die Immobilienpreise in die Höhe schießen, die Mieten steigen. Für den ein oder anderen ist der Immobilienmarkt jedoch eine lohnende Investition. Doch je mehr Immobilien man hat, desto höher wird der Verwaltungsaufwand. Software-Lösungen für die Immobilienverwaltung helfen, die Immobilien fast papierlos zu betreuen.
Was ist überhaupt eine Immobilienverwaltungssoftware?
Es genügt bei Weitem nicht, nur eine Liste zu haben, wer der jeweilige Mieter ist. Unzählige zusätzliche Daten müssen hinterlegt sein und gepflegt werden. Nebenkostenabrechnungen für Wohn- und Gewerbeimmobilien müssen an die Mieter verschickt werden, gegebenenfalls auch Mahnungen. Allein dieser kleine Verwaltungsteil würde ganze Ordner füllen und bei jeder Nachfrage oder Änderung muss wieder Papier bemüht werden. Nicht zu vergessen, der Aufwand, wenn es an die Steuererklärung geht.
Digitale Lösungen kostet zwar in der Regel Lizenzgebühren, sparen dafür aber Zeit.
Bei einer Immobilienverwaltungssoftware sind alle Daten digital erfasst und eine Änderung wird automatisch in allen nötigen Bereichen vorgenommen. Der Vermieter hat somit immer eine komplette, aktuelle Übersicht parat, die er auch in Tabellenform für die Steuererklärung nutzen kann.
Die Funktionen
– Mieter digital erfassen: Die Stammdaten der Mieter sind in der Software hinterlegt. Änderungen sind leicht vorzunehmen.
– Wohnungen digital erfassen: Die Mietwohnungen sind erfasst, mit Ausstattung, Beschreibungen vom Zustand der Bodenbeläge oder Fliesen, evtl. kleinere Schäden, die bei der Besichtigung erkannt und akzeptiert wurden.
– Verträge digital erfassen: Die abgeschlossenen Verträge und Zusatzvereinbarungen sind mit dem Namen des Mieters verknüpft, sodass jederzeit der Vertrag angesehen werden kann. Auch zum Beispiel bei einer Besprechung mit dem Mieter vor Ort (nur bei der Cloud-Lösung möglich).
– Verbrauchsermittlungen und Nebenkostenabrechnungen: Automatisches Erfassen der Verbrauchsdaten zu Strom, Wasser, Gas. Daraus kann in wenigen Schritten eine Rechnung generiert werden, die den jeweils aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht.
– Steuererklärung: Alle Immobilienobjekte und daraus resultierende Einnahmen sind tabellarisch erfasst und können so als Grundlage für die Steuererklärung genutzt werden.
– Zahlungseingänge / Mahnungen: Verbindet man die Software mit dem Immobilien-Konto, können die Zahlungseingänge digital erfasst und in das Programm eingearbeitet werden. Bei fehlenden Zahlungseingängen kann eine Mahnung generiert werden.
– Sanierungsmanagement: Die Software erfasst auch mögliche Sanierungsmaßnahmen und die so entstehenden Kosten.
Vorteile einer Immobilienverwaltungssoftware
Die Verwaltung der Immobilien gestaltet sich deutlich übersichtlicher und ist unkompliziert in der Handhabung. Je nach Software können auch nur einzelne Module gekauft werden, sodass man schließlich nur die Funktionen auf dem Display hat, die man für seine Immobilienverwaltung benötigt.
Gute Softwarelösungen sind intuitiv gestaltet und können so problemlos angewendet werden. Auch eine spätere Einarbeitung eines Mitarbeiters ist so leicht möglich.
Da im digitalen Zeitalter auch viel Kommunikation über Mail stattfindet, können digital erstellte Übersichten für den Mieter schnell generiert und problemlos verschickt werden.
Die Software als Cloud-Version oder als Desktop-App?
Will man die Software nur auf einem Gerät nutzen, sprich als Desktop-App, muss man selbst für eine zusätzliche Absicherung der Daten sorgen. Denn sollte die Festplatte oder der Speicher kaputtgehen, sind alle Daten verloren. Will man einen Mitarbeiter hinzuziehen, sind in der Regel zusätzliche Lizenzgebühren für ein weiteres Gerät fällig. Dafür ist das System weniger anfällig für Hackerangriffe.
Die Cloud-Version sollte auf jeden Fall mit hochwertigen Verschlüsselungen arbeiten, sodass das Risiko einer Cyberattacke nahezu ausgeschlossen ist. In diesem Fall bietet diese Immobilienverwaltungssoftware einige zusätzliche Vorteile. Egal, ob im Büro, bei dringenden Rückfragen, wenn man gerade unterwegs ist, oder aber bei einem Gespräch mit einem Mieter vor Ort – man kann jederzeit über ein Tablet oder Handy auf die Daten zugreifen und so, zum Beispiel, wichtige Vertragsdaten gemeinsam nachlesen.
Auch bei Problemen während der Urlaubszeit kann man unmittelbar reagieren und muss den Mieter nicht vertrösten. Die Unterlagen sind immer abrufbar. Das gilt auch für Mitarbeiter. Diese können sich mit ihrem Passwort von jedem Endgerät aus in die Cloud einwählen und haben so die nötigen Informationen für ihre Arbeit. Voraussetzung ist natürlich eine stabile Internetverbindung.
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