Unzufriedene Kunden und mangelnde Qualität von Endprodukten trotz hohem Zeit- und Kostenaufwand? Wer das für sein eigenes Unternehmen vermeiden möchte, muss sich früher oder später mit einer wichtigen Komponente des Projektmanagements auseinandersetzen: dem Projektcontrolling. Denn nur wer Planung und Verlauf eines Projekts im Griff behält, kann am Ende mit positiven Resultaten rechnen. Was sich hinter dem Begriff des Projektcontrolling verbirgt und warum sich die digitale Lösung einer Projektcontrolling-Software positiv auf die Unternehmensabläufe auswirken kann, gibt es hier zu erfahren.
Was ist Projektcontrolling?
Projektcontrolling unterstützt Projektleiter und Auftraggeber in erster Linie dabei, die gesetzten Ziele für ein bestimmtes Projekt auch wirklich einhalten zu können. Zuerst legen die Projektmanager fest, welche Ergebnisse man sich von diesem Projekt erwartet, welche Ressourcen man dafür benötigt und welches Budget zur Verfügung steht. Mittels Projektcontrolling wird zudem stets überwacht, wie sich ein Projekt entwickelt, so dass man im Falle von Problemen unmittelbar handeln kann. So wird hierbei beispielsweise überprüft, ob man gesetzte Meilensteine fristgerecht erreicht oder das Budget wie geplant einhält.
Wer kann von einer Projektcontrolling-Software profitieren?
Arbeitet ein Unternehmen an vielen verschiedenen Projekten mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Kunden, kann eine Projektcontrolling-Software dabei helfen den Überblick zu bewahren. Denn ganz gleich ob Agentur, Berater oder Bauunternehmen – um den Kunden Top-Ergebnisse präsentieren zu können, muss man ein Projekt optimal planen und umsetzen. Mittels digitaler Prozesse kann man die Ressourcenermittlung und Verteilung für alle anfallenden Aufgaben präzise berechnen und das Projekt während der Durchführung stets überwachen. Besonders für mittelständige Unternehmen kann eine Software die zur Verfügung stehenden Mittel maximal ausreizen und somit effiziente Arbeitsabläufe ermöglichen. Dies wiederum hält das Unternehmen wettbewerbsfähig und verspricht ein nachhaltiges Wirtschaften. Jongliert man also mehrere Aufträge zugleich und bemerkt, dass der Großteil der Projekte unter mangelndem Management leidet und keine zufriedenstellenden Resultate liefert, kann eine Investition in eine Projektcontrolling-Software das Unternehmen durchaus wieder in eine erfolgsversprechende Richtung lenken.
Welche Vorteile bietet eine moderne Projektcontrolling-Software?
Vorab ein Überblick über entscheidende Vorteile, die eine Investition in eine Projektcontrolling-Software mit sich bringen kann:
– Übersichtlichkeit und Transparenz
– Optimierte Arbeitsabläufe
– Effizienter Einsatz des Personals
– Präzise Analysen mittels Echtzeit-Daten
– Minimierung von Fehlerquellen
– Einsparung von Zeit und Kosten
Moderne Projektcontrolling-Softwares halten Daten in Echtzeit bereit. Das Programm kann diese so jederzeit unmittelbar auswerten und daraufhin entsprechende Grafiken und Reportings erstellen. Geplante Ziele und den tatsächlichen, aktuellen Stand eines Projekts kann man so direkt gegenüberstellen und vergleichen. Auf einen Blick kann man so zum Beispiel sehen an welcher Stelle die Kosten oder der Zeitrahmen nicht eingehalten wurden. Mithilfe dieser schnellen Erfassung lassen sich die Schwachstellen jedoch leicht korrigieren und man kann die weiteren Abläufe optimieren. Das spart nicht nur Zeit und Nerven für die zuständigen Mitarbeiter, auch die Fehlerquellen werden auf ein Minimum reduziert.
Mit der richtigen Software lassen sich neben den verbesserten Arbeitsprozessen auch Kosten einsparen. Muss man beispielsweise auftretende Probleme aufgrund eines zuvor mäßig geplanten Projekts beheben, kann dies enorme Folgekosten nach sich ziehen. Mit den strukturierten Steuerungs- und Überwachungsprozessen einer Projektcontrolling-Software, kann man potenzielle Schwierigkeiten von Anfang an vermeiden und direkt mit einer alternativen Lösung entgegensteuern. Aufgrund solcher bestechenden Vorteile sollte das Projektcontrolling schon bei den Verhandlungen zwischen Projektleiter und Auftraggeber zum Einsatz kommen. Beide Seiten können so gemeinsam die notwendigen Rahmenbedingungen und Ziele diskutieren sowie zugleich die gegebenen Impulse der Software in die Gestaltung des Projekts einbringen.
Zudem entlasten die modernen Programme das zuständige Personal, da sie zu Beginn die anfallenden Aufgaben ermitteln und daraufhin effizient auf die geplante Mitarbeiterzahl für dieses Projekt aufteilen. Dies hält die Abläufe transparent und übersichtlich und erleichtert die Überwachung der Fortschritte in jedem einzelnen Bereich. Hat man anfangs zudem mehr Personal eingeplant, als die Software für nötig erachtet, kann man die Mitarbeiter stattdessen an anderer Stelle im Unternehmen einsetzen.
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